Принципы работы с контрагентами. Организация работы с контрагентом: как избежать риска Организация работы с потребителями контрагентами

В статье мы расскажем о том, как наладить процесс работы с контрагентами и сделать его более эффективным. Как получать от них вовремя все документы и правильно оформленными. А это в свою очередь сэкономит время и ресурсы и вашей бухгалтерии, и самих поставщиков и клиентов, от которых напрямую зависит работа компании.

Какие бывают контрагенты

Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.

С теми, кто зависит от нас, разговор короткий - если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять - мы можем поменять его на более адекватного.

А от кого зависим мы? Во-первых, от органов власти (налоговая инспекция, ПФР, таможня, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.

Почему так важно выделить привилегированных контрагентов

Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких индивидуальных предпринимателей.

Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.

Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?

Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу руководителям соседних подразделений, например коммерческому директору или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.

Утверждение списка - прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.

Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Главное разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним - читайте и выполняйте. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно установить комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.

Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.

И последний момент - взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.

Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.

Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами

Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.

В отчете о соблюдении графиков документооборота ответственный бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.

Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.

Отчет о ходе сверки взаиморасчетов - итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.

Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями

Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета расчетов. Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок - ежемесячно.

Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.

Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо».

Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов. Пример отчета о ходе сверки приведен на рисунке ниже.

Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают

Во-первых, установить контакты с бухгалтерией контрагента. Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.

Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.

И в-третьих, разговаривать с представителями других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.

Контрагентом является одна из основных сторон договора, которая принимает на себя обязательства согласно подписанному договору. Каждая сторона, подписавшая документ, считается контрагентом по отношению друг к другу.

Такие партнеры в дальнейшем будут связаны конкретными обязательствами друг с другом.

В качестве контрагентов могут выступать юридические или физические лица, организации, предприятия. Более того, контрагентом может выступать некий подрядчик (юридическое или физическое лицо), который получает вознаграждение за свою работу и обязуется выполнять все требования заказчика.

Контрагентами предприятия выступают как раз подобные подрядчики. Именно они подписывают документы с другими компаниями, и выступают в качестве доверенного лица.

Под термином контрагент так же могут подразумевать компанию, которая в ходе сделки, обязуется выполнять все виды работ, ранее согласованные с основными требованиями заказчика.

Стоит отметить, что практически любой человек или организация, с которыми у вас возникают финансовые отношения, будут выступать для вас контрагентами.

Расчеты предприятия с контрагентами

Все основные расчеты предприятия с контрагентами зависит от того, какая же методика была указана предварительно в подписанном договоре. Расчетные данные в обязательном порядке должны быть занесены в информационную электронную базу.

Более того, с одним контрагентом можно подписать несколько договоров, однако все они могут быть заключены на разных условиях.

Для измерения задолженности между контрагентами следует выбирать один вариант среди указанных ниже.

Им может быть, например:

• Иностранная валюта;
• Условные единицы;
• Рубли.

Иностранную валюту предпочитают предприятия, которые заключали договор с иностранными партнерами. Первые варианты расчета могут использоваться для погашения задолженности с отечественными контрагентами.

Также, важным пунктом в расчетах предприятия с контрагентами является возможность детализация выплат.

Например, одна из сторон может предложить осуществлять расчеты:

• Отдельно по каждому документу , которые могут содержать данные об отгрузках, оплате и т.д.
• Сразу по всему договору.

Одним из самых распространенных вариантом являются случаи, когда одна конкретная оплата относится к какой-то поставке.

Здесь может быть два варианта:

• Сначала может быть зафиксирована оплата , и только потом сам факт поставки, либо же наоборот.
• Сначала происходит поставка товара , и только потом производиться оплата непосредственно за сам поступивший товар.

Возможен и совершенно другой вариант расчетных операций предприятия с контрагентами. Последний, например, обязуется в течение неделе либо же месяца поставлять товары по разовым документам.

В свою очередь, предприятие подписавшее соглашение с контрагентом, должно выплатить всю сумму по окончанию неделе или месяца, смотря какой период указан в договоре. Однако подобный вариант практикуется только с надежными и проверенными предприятиями.

Стоит отметить, что расчетные операции могут проводиться не только наложенными платежами. Существуют еще и другие формы расчетов, такие как чеки, платежные поручения, и многие другие. Выбранная форма расчетов с контрагентами обязательно должны прописываться в договоре.

Основные виды контрагентов

На сегодняшний день существует две большие группы контрагентов, которые подразделяются на клиентов и персон. В качестве первых выступают различные организации, юридические лица.

Персоны – это физические лица, которые обладают соответствующими реквизитами и методами работы. Также дополнительно выделяют сотрудников (персоны) и поставщики (клиенты).

Итак, какие же еще бывают виды контрагентов?

• Покупатель — продавец. Здесь одна сторона обязана передать другой стороне определенный товар. А вот покупатель должен принять товар и обязательно заплатить за него фиксированную денежную сумму.
• Залогодержатель — залогодатель. Залогодержатель имеет полное право стянуть с залогодателя определенную сумму денег, если второй не сможет выполнить указанные обязательства по договору.
• Кредитор второго лица и поручитель. Согласно договору поручитель должен отвечать за все проделанные действия второго лица перед кредитором.
• Покупатель — поставщик . По договору поставщик в обязательно порядке должен передать товар согласно указанным срокам покупателю. В свою очередь, покупатель обязывается использовать товар исключительно в предпринимательской деятельности, но никак не в личных, семейных или домашних целях.
• Потребитель — поставщик.
• Комитент — комиссионер. Здесь одна сторона (комитент) нанимает другую сторону (комиссионер). Комиссионер совершает одну или более сделок от имени комитента, за что в дальнейшем получает вознаграждение.
• Одаряемый — даритель. Даритель передает безвозмездно одаряемой стороне какую-либо вещь.
• Плательщик ренты — получатель ренты. Согласно условиям договора получатель ренты передают плательщику ренты собственное имущество. В тоже время плательщик ренты обязан постоянно выплачивать первой стороне оговоренную денежную сумму, либо содержать получателя ренты на выгодных условиях.
• Арендодатель – арендатор. Арендодатель либо же наймодатель за фиксированную плату передает арендатору (нанимателю) имущество в собственное владение на определенный промежуток времени.
• Отправитель – перевозчик.
• И многие другие.

Контрагенты продавец и покупатель

Продавец и покупатель являются контрагентами по отношению друг к другу. Когда между ними заключается договор, для продавца контрагентом становится покупатель, и наоборот, для покупателя – продавец. Продавец обязан продать необходимый товар (вещь) покупателю.

В свою очередь, покупатель в обязательном порядке должен принять товар (вещь) и заплатить за него полную стоимость в денежном эквиваленте. Как правило, между подобными контрагентами заключается договор купли-продажи.

Контрагенты залогодатель и залогодержатель

Залогодатель выступает как сторона, которая предоставляет собственное имущество в качестве залога, а залогодержатель, соответственно, лицо, которое принимает в залог имущество первой стороны.

Залогодателем и залогодержателем могут выступать и юридические, и физические лица. Между контрагентами заключается договор залога.

Взаимодействие предприятия с контрагентами

Успешность предприятия напрямую зависит от взаимодействия с контрагентами, которыми могут выступать клиенты, покупающие продукцию компании, поставщики и другие.

Большинство предприятий предпочитают использовать электронный документооборот, поскольку это может намного упростить работу с контрагентами. На сегодняшний день существует, как минимум, четыре варианта взаимодействия компании с контрагентами.

Например:

• Без электронного документооборота;
• Внутренний документооборот , который полностью автоматизирован;
• Нет внутреннего документооборота , но есть автоматизированный межкорпоративный;
• В наличии имеется как внутренний , так и межкорпоративный документооборот.

Каждое предприятие на свое усмотрение выбирает соответствующий вариант взаимодействия с контрагентами.

Заключение сделки

Перед заключением сделки с контрагентом в обязательном порядке необходимо проверить все его документы и получить на руки:

• Свидетельство о регистрации;
• Лицензию;
• Выписку;
• Свидетельство о том , что контрагент платит налоги;
• Банковские реквизиты.

Только после того, когда предприятие полностью познакомится и хорошо изучит предложенные документы, оно может заключать сделку с контрагентом.

В случае, если какие-то документы не были предоставлены, сделку лучше всего отложить на некоторый промежуток времени до выяснения всех обстоятельств.

Заключение договора с контрагентом

Договор между контрагентами является важной составляющей всей сделки и дальнейшей работы. Правильно составленный договор помогает не только следить за выполнением бухгалтерского и налогового учетов, но также избежать проблем с налоговой инспекцией.

Что же такое договор?

Согласно законодательству, договором считается взаимное соглашение двух или более сторон , где указываются права и обязанности контрагентов, а также возможность их изменение или же прекращения.

Только после подписания соответствующего документа возникают права и обязанности двух контрагентов, которые его подписали.

Сам договор может заключаться в определенной форме (письменной) и несколькими способами.

Например:

1. Подписание одного единственного документа.
2. Подписание договора осуществляется посредством обмена документов.
3. Соглашение с офертой . Для того, чтобы договор считался действительным, нет необходимости его подписывать двумя сторонами (контрагентами). Договор вступит в силу сразу же после того, когда хотя бы одна сторона его подпишет.

Стоит отметить тот факт, что договор будет считаться заключенным, только после того, когда контрагенты достигнут полного взаимопонимания между собой и согласятся на все предложение условия.

Учет контрагентов на предприятии

Для учета контрагентов на предприятии могут использоваться достаточно большое разнообразие программ. С их помощью можно осуществлять учет контрагентов самых различных категорий, включая физические лица и юридические лица.

Одной из наиболее популярных программ является «Контрагенты предприятия 3.2». Эта программа предназначена для ведения всех контрагентов компании и учета их деятельности.

Стоит отметить, что она поддерживает сетевой режим работы.

Финансовые отношения

В ходе осуществления своей деятельности у предприятия, несомненно, возникают финансовые отношения с различными контрагентами. Они могут быть связаны с организацией производственного процесса, реализацией готовой продукции, с предоставлением услуг или же работ и многое другое.

Основой финансовых отношений являются денежные средства.

Клиент и партнер

Для каждого предприятия контрагент должен выступать не только в качестве клиента, а и как партнер. Благодаря тесному сотрудничеству можно будет установить не только доверительные взаимоотношения, но и с легкостью повысить имидж собственной компании.

Однако не каждая компания сможет выполнить подобную задачу, поскольку каждый клиент требует индивидуального подхода.

Оформление документов

При налаживании доверительных отношений между контрагентами и согласования всех условий, можно приступать к оформлению документов.

Сам договор может быть подписан несколькими способами, о которых уже ранее вспоминалось. Обязательным условием является наличие предмета договора и существенных условий.

Прием обязательств по договору

В каждом договоре должны быть прописаны права и обязательства сторон, которые его подписывают. Прием обязательств в обязательном порядке вступают в силу только после подписания документа. Но, если изменяется договор, в таком случае изменяются и принятые обязательства.

Комплексный подход к проверке контрагентов

Перед тем, как заключить сделку с контрагентом и в дальнейшем подписать с ним договор, предприятию необходимо проверить вторую сторону договора. Осуществить проверку можно несколькими способами.

Во-первых , с легкостью можно узнать информацию о контрагенте онлайн в интернете. Для этого предприятию необходимо узнать ИНН контрагента и проверить по государственному реестру или же в подходящей базе данных.

Во-вторых , можно приобрести специальную аналитическую программу, которая содержит информацию о многих налогоплательщиках.

Однако при проверке контрагенты желательно осуществлять комплексный подход, который включает использование, как первого, так и второго метода проверки.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Рассмотрение организационной структуры, должностных инструкций и режима работы магазина "Эксперт". Изучение маркетинговой деятельности фирмы: сегментация покупателей, поиск поставщиков товаров, процедура ценообразования, оценка конкурентоспособности.

отчет по практике , добавлен 05.02.2010


В работе поднимается тема эффективности хозяйственных связей, которая выражается в закупках товаров у изготовителей по более низким ценам за счет сокращения числа посредников, участвующих в торговом обороте. Изучение и поиск поставщиков товаров.

курсовая работа , добавлен 18.01.2009


Характеристика рейтингового и затратно-коэффициентного методов оценки работы поставщиков. Анализ эффективности хозяйственных связей ОАО "Магнит". Разработка мероприятий по улучшению организации мониторинга показателей работы поставщиков на предприятии.

курсовая работа , добавлен 13.02.2012


Модели поведения покупателей. Факторы, влияющие на поведение деловых покупателей. Анализ поведения деловых покупателей предприятия ОАО "Моготекс". Анализ покупателей тканей, швейных изделий. Направления по совершенствованию работы с деловыми покупателями.

курсовая работа , добавлен 08.04.2015


Процесс выбора поставщиков. Преимущества и недостатки основных типов отношений с поставщиками. Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок и поставщикам. Анализ потенциальных поставщиков по критериям. Основные правила работы с поставщиками.

реферат , добавлен 28.05.2014


Сущность, цель и значение закупочной работы. Организация закупок и выбор поставщиков. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия ИП Меркулова. Оценка коммерческой работы по оптовым закупкам товаров на предприятии, управление товарными запасами.

курсовая работа , добавлен 22.10.2014


Раскрытие экономической сущности логистики как системы управления каналами товародвижения. Изучение системы логистического исследования закупочной и бизнес-логистики. Критерии анализа товарного рынка и поиск поставщиков. Функции логистики складирования.

реферат , добавлен 29.12.2014


Элементы комплекса маркетинга обувного магазина. Основной принцип работы с поставщиками. Аудит текущей ситуации. Матрица Бостонской консалтинговой группы. Расчет наценки на продукцию. Сегментирование рынка и выбор целевого сегмента. Изучение рынков сбыта.

курсовая работа , добавлен 26.11.2014

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, которое является одной стороной заключаемой гражданской или правовой договоренности.

Представители с той и с другой стороны находятся в состоянии противопоставления по данному договору. Все обязанности для представителей одной стороны договора имеют противоположную характерность для другой. Согласно договору, представители сторон заключаемого документа – контрагенты.

Но данным термином можно назвать и организацию, выполняющую специализированные работы – подрядчика, которая вместе с заказчиком определяет необходимые рабочие условия и величину стоимости оказанной услуги.

Получается, что контрагентом является тот, кто представляет определенную сторону договора. Происходит данный термин от латинского слова «contrahens», что означает «договариваться, согласовывать».

Кто может стать контрагентом

В нынешнее время контрагентом могут быть представители организации или же обычные граждане, которые заключают с предприятиями разного рода договорные соглашения (торговля, финансы и т.д.). Заказчик, являясь обязательным участником коммерческих манипуляций, предстает в роли главного участника в процессе разработки плана на основе взаимоотношений и анализа рынка.

Контактировать предприятиям с контрагентами необходимо на постоянной основе, поскольку этот факт никак нельзя ликвидировать при заключении договора между сторонами. Данная связь имеет определенные принципиальные отличия и неизбежно указывается в отчетах бухгалтерии предприятия. Бухгалтер обязан на каждого контрагента выписать собственную необходимую документацию, где будет постоянно вписывать финансовые изменения, касающиеся заключенного договора.

Получается, что каждая сторона оформляет договоренность друг с другом. Любой представитель фирмы имеет возможность стать контрагентом. Ими могут быть изготовители различных товаров и услуг, поставщики, заказчики, работники фирмы и ее покупатели – все, кто вступает с организацией в товарно-деловые взаимоотношения и оформляет договор. Контракты с контрагентами обычно развиваются на равноправных условиях, исключая полное подчинение какой-либо стороне договора.

Чтобы заключить договоренность с контрагентом, организации нужно сначала предложить свои условия стороне, с которой хотелось бы вступить в сотрудничество. Вторая сторона должна принять решение о сотрудничестве или же отклонить его. Выходит, что любая сделка данного типа строится из двух этапов.

• Первый этап называется – предложение в письменном виде, где выявляется желание одной стороны сотрудничать с другой.
• Второй этап носит название – это подтверждение второй стороны о своем желании сотрудничать.

В конце, сделка признается действительной при условии, если сторона, которая предлагает сотрудничество, своевременно получила положительный ответ от стороны, которой предложили данное сотрудничество.

Принципы работы контрагента

Работа каждого контрагента основывается на определенных принципах:

1. Любое лицо, зарегистрированное в Российской Федерации, может стать контрагентом. Главной отличительной особенностью является тот факт, что данное лицо должно быть признано правоспособным и дееспособным. Это означает, что контрагент имеет права на приобретение прав и соблюдение ответственных мер, касательно заключенного договора, а также быть полноценно ответственным на протяжение действия договоренности.
2. Контрагент должен заключать договор по доброй воле без какого-либо принуждения. Вся система подобных отношений сосредотачивается на связующих «контрагент-контрагент». Только потом эти отношения переходят в систему «кредитор-заемщик», «клиент-изготовитель» и др. При заключении договора действует главное правило: все манипуляции происходят добровольно и никак иначе. Подобные отношения в юридической сфере имеют название «оферта» и «акцепт» (о которых было сказано выше).
3. Зарегистрированная договоренность. Любые договорные отношения заключаются на гражданско-правовом уровне, правда, не всегда имеют письменную формулировку. Сюда относятся плата за проезд, процесс приобретения товара или услуги в супермаркете и т.д.

Сотрудник бухгалтерии на предприятии создает рабочее дело на контрагента с момента подписания договора. Своевременно начинает действовать база данных с нужной информацией, где формируются все данные о заключенных сотрудничествах.

Обычно для этого бухгалтера пользуются программой 1С. При пользовании данной программой вся информация об участниках договоров сохраняется в определенных папках. В них обязательно заносятся название организации-партнера, дата и место ее регистрации, ИНН, вид деятельности этой организации, контактные адреса, телефоны и остальные необходимые реквизиты.

Помимо всего прочего, в отведенной графе указываются банковские реквизиты, которые принадлежат контрагентам. Они нужны для выполнения определенных платежных операций.

Расчеты с контагентом

Каждый расчет организации с контрагентом делятся на несколько типов, каждый из которых имеет свои различия. При работе с поставщиками иногда рассматриваются расчетные операции на кредитных условиях или на каких-либо других, если при этом были оговорены условия. Бухгалтер обязан зафиксировать все платежные операции, чековые документы и остальную необходимую отчетную документацию.

Если рассматривать ситуацию, где оплата за товар прошла без задержки, то обычно применяется поручение о платеже. Но когда поставщик имеет некие проблемы с поставкой товара, то используется расчетные операции по инкассо.

Когда проводятся взаимные расчеты предприятия с подрядчиками, то подрядчик приобретает фиксированный денежный заработок, оговоренный заранее. Получается, что все расчетные операции ведутся при помощи специальных бумаг, которые закрываются после того, как происходит полный расчет с контрагентом. Выплаты с сотрудниками организации проходят по определенным ведомостным документам, где отражается, кому и в каком количестве начисляется , премия или штрафные санкции.

Расчеты с контрагентами, проводимые бухгалтерами, играют огромную роль в производственной работе каждой организации. Именно поэтому они исполняются без каких-либо ошибок и в определенный временной период.

Предприниматели несколько по-другому контактируют с контрагентами и вступают с ними в отношения. Контрагентами организации являются те, кто хочет издавать определенный товар и постоянно ищет того, кто хочет купить данный товар. Покупатель и будет выступать в роли контрагента при заключенном договоре.

Обычно, денежная величина подобных сделок достаточно велика, поэтому предприниматель обязан досконально проверить своего союзника и должен удостовериться в его надежности. Если этого не сделать, то можно попасть в неприятную ситуацию, когда покупатель попросту не отплатит заказанный товар. И доказать что-либо будет крайне проблематично, поскольку официально данный товар не зарегистрирован и не известно кто является руководителем данного процесса изготовления. Этот контрагент принесет большие проблемы в совместную работу. Именно поэтому нужно всегда быть настороже при выборе будущего бизнес-партнера и всегда перепроверять имеющуюся информацию на тех, кто хочет вступить в отношения с предпринимателями.

Кто не может стать контрагентом

Но стоит сказать, что не любое физическое или юридическое лицо имеет право стать контрагентом. Для того, чтобы оказывать специализированные услуги или заниматься изготовлением определенных товаров, необходимо иметь действующую лицензию, поскольку контрагент является не только стороной заключенного договора, но и представляет собой партнера по бизнесу, работающего на взаимовыгодных условиях. Также не может быть контрагентом лицо, которое было признано недееспособным – не имеющее прав для заключения и исполнения договоренностей.

Обычный гражданин не имеет права стать контрагентом при заключении строительного договора подряда, поскольку, при неудачно выполненных работах, заказчик останется в минусе. Именно поэтому для собственной защиты лучше всего заключать подобные договора с квалифицированными организациями, которым, в случае чего, можно будет предъявить претензии.

В процессе правильного определения партнера-контрагента есть большая возможность избежать множества тревожных моментов и постоянно находиться в состоянии уверенности и эффективности собственного детища.

Чтобы повысить ликвидность компании, снизить потери из-за пренебрежительного отношения сотрудников к работе, сократить сроки закрытия отчетных периодов, стоит наглядно показать, как ухудшает состояние компании недостаточное внимание к финансовой стороне работы с контрагентами.

Оксана Михайлова, директор управления бюджетирования департамента экономики ООО «Росгосстрах»

Работа с контрагентами зачастую связана с проблемой несвоевременного выполнения обязательств, что напрямую сказывается на финансовых показателях компании: завышается дебиторская задолженность, возникают дополнительные расходы, связанные с необходимостью привлекать заемные средства, в целом снижается ликвидность. Несвоевременное представление документов оборачивается дополнительными налоговыми издержками. К тому же срываются сроки закрытия отчетных периодов и формирования отчетности. Кто должен отвечать за все это?

• Чтобы разработать идеальную систему мотивации для финансовой службы, стоит для начала ответить на несколько вопросов

Необходимость перемен в работе с контрагентами

Финансовое подразделение обычно напрямую с контрагентами не контактирует, а делают это так называемые кураторы по договорам, которые распределены по различным подразделениям: ИТ, административный отдел, отдел маркетинга, PR, коммерческая служба, служба безопасности и т.п. Именно они, как правило, отслеживают всю работу с контрагентами: от заключения договора, до выполнения обязательств по нему. На них ложится и финансовая составляющая сделки: получение счетов, закрывающих документов, оплат. Зачастую бухгалтерия лишь время от времени напоминает сотрудникам нефинансовых подразделений о непогашенной дебиторской задолженности и непредставленной документации (актах, счетах-фактурах, накладных). А они, в свою очередь, пытаются уйти от ответственности, воспринимая данные функции как некий «довесок» к основной деятельности. К тому же обязанности эти не всегда прописаны в должностной инструкции, слабо контролируются профильными руководителями и в результате не воспринимаются серьезно.

Все это незамедлительно отражается на бизнес-результате. Ситуацию надо менять, последовательно и комплексно. Один из вариантов решения - разработка системы мотивации. Здесь возникают трудности. Если работу сотрудников продающих подразделений объективно оценить довольно просто - ее итоги характеризуются исчисляемыми показателями (например, выручкой) - и вознаграждение в большинстве случаев зависит от финансовых результатов, то с оценкой деятельности других подразделений все гораздо сложнее.

Решение проблемы затрудняется тем, что административный ресурс финансового директора далеко не всегда позволяет самостоятельно выстраивать бизнес-процессы, в том числе в других подразделениях, и влиять на «чужих» сотрудников. Чтобы добиться результата и решить проблемы, надо предпринять ряд последовательных шагов.

Задачи финансового директора по изменению работы с контрагентами

Разделение ответственности

Первая задача финансового директора - донести до всех руководителей мысль о том, что состояние баланса компании, в том числе дебиторской задолженности, - это результат деятельности всех подразделений, а не итог загадочных бухгалтерских манипуляций. Это одна из сложнейших задач, потому как многие руководители нефинансовых подразделений, как только слышат слова «баланс», «актив», «ликвидность», начинают зевать, уверенные, что их деятельность к этим понятиям не имеет отношения. Можно, конечно, на общем собрании руководства детально разобрать отчетность и попытаться ее совместно проанализировать. Однако лучше использовать более наглядный материал с максимально простым изложением информации (таблицы, диаграммы), с ограниченным объемом данных. Соберите и представьте в нем следующие показатели:

• общую сумму дебиторки. Ее желательно разделить на задолженность по выплаченным авансам и клиентскую, указать долю просрочки (суммарно и в процентах) в разбивке по срокам просрочки;
• сумму списанной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• сумму, которую в результате компания потеряла или недополучила из-за того, что деньги вовремя не поступили (подсчитайте, сколько свободных средств не разместили в банке; на какую сумму пришлось брать кредит, чтобы не допустить кассового разрыва, сколько выплатить по нему процентов и комиссий; сколько пришлось переплатить налогов из-за отсутствия первичных документов).

Разделите данные по профильным подразделениям (в денежном и процентном выражении), выделив «лидеров» в каждой из «номинаций». Например, в большинстве компаний затраты на подбор персонала в общей структуре расходов невелики. Следовательно, дебиторская задолженность по этим услугам, которые оплачены авансами, в общем объеме задолженности будет ничтожно мала. От такой статистики руководитель службы персонала, на первый взгляд, выигрывает. Но покажите, что 80 процентов приходится на просрочку. То есть за теми немногочисленными договорами с кадровыми агентствами, которые курируют сотрудники отдела персонала, никто не следит.

Вся эта занимательная математика очень проста, интересна и показательна. Ничто так не действует на директора компании и руководителей подразделений, как персонализация полученной статистики. Страна должна знать своих героев, и обновлять эти полезные знания стоит регулярно, желательно с динамикой. Тут как-то само собой возникает понятие о разделении ответственности и начинает прогрессировать «околофинансовое» сознание руководства.

Разработка регламента и системы мотивации сотрудников при работе с контрагентами

Как только вся статистика предоставлена, «кто виноват», определено, надо решать, «что делать». Хорошо, если профильные подразделения, проникшись всей остротой проб-лемы, начнут наводить у себя порядок самостоятельно. Но запала, скорее всего, хватит лишь на короткое время, или с появлением иных задач приоритеты поменя-ются.

Поэтому финансовому директору предстоит отладить процесс контроля в компании таким образом, чтобы все ответственные сотрудники осознали: взаимодействие с финансовой службой - неотъемлемая часть их обязанностей. Он должен выступить мето-дологом формирования бизнес-процессов и построения процедур взаимодействия с финансовой службой. Профильные подразделения также должны участвовать в разработке регламентов или как минимум согласовать их до начала исполнения. Для этого совместно с их руководителями финансовому директору нужно разработать изменения в должностных инструкциях и регламенты, прописать в них контрольные процедуры и систему мотивации. Регламенты должны быть четкими, понятными и реальными к исполнению. Важно выделить орган, конт-ролирующий исполнение процедур, и наделить его необходимыми полномочиями. Как правило, если в процедурах задействованы сотрудники различных подразделений, то регламенты закрепляются в приказах генерального директора.

Оценка работы с контрагентами

Далее необходимо сформировать набор ключевых показателей эффективности (KPI) и интегрировать их в принятую в компании систему мотивации. Это очень важная и интересная задача, которая открывает большой простор для улучшения многих финансовых показателей.

• Разработка KPI для принятия ключевых решений и мотивации персонала. Видео

Главное - точно выбрать направления деятельности, которые наиболее нуждаются в улучшении. Показатели могут быть как относительные, так и абсолютные, как денежные, так и натуральные. Например, качество работы с контрагентами отражают количественные характеристики следующих показателей:

• просроченная дебиторская задолженность (можно указать в денежном выражении, но лучше использовать процент по отношению к текущей задолженности, поскольку суммы контрактов у исполнителей различаются);
• несвоевременно представленные закрывающие документы (количество и/или общая сумма по ним, доля в общей массе документов отчетного периода);
• платежи (или услуги/работы/поставки), которые компания получила несвое-временно (сумма и сроки задержки);
• некорректно оформленные закрывающие документы (количество и/или сумма подтверждаемых ими операций). Сотрудник, получая такие документы, должен их проверить, а не выполнять лишь курьерские функции. Большинство ошибок можно будет исправить до поступ-ления бумаг в бухгалтерию.

Если в оценке будет несколько показателей, то каждому из них нужно придать вес значимости (см. табл.). Например, организация заинтересована иметь все оригиналы договоров в срок, но эта задача менее важна, чем своевременное получение денежных средств за оказанные услуги, следовательно, вес итоговых оценок по этим направлениям должен быть разный.

• Увеличение прибыли компании возможно при правильной мотивации персонала

Важно, чтобы сроки, используемые в расчетах, были реальными и достижимыми для сотрудников. Например, от подрядчика, который осуществляет ремонт, полный комплект закрывающих документов можно получить в течение трех рабочих дней после выполнения работ. Иначе эту компанию с легкостью можно заменить на любую другую, более дисциплинированную. И если акты от нее поступили лишь через две недели после выполнения работ - это явный показатель того, что сотрудник не сильно усердствовал. Совершенно другое дело - работа с монополистами, например, энергетическими компаниями, получение любых первичных документов от которых в течение двух недель можно расценить как большое достижение. Поэтому очень важно совместно с профильными подразделениями определить такие сроки, которые будут и выполнимы для сотрудников, и приемлемы для работы финансового подразделения.

После того как основные вопросы будут решены, необходимо подключить сотрудников кадровой службы. Они помогут определить или скорректировать методологию, выбрать подачу и оформление материала оценки, интегрировать нововведения в существующую в компании систему мотивации. Ведь мотивация - это их хлеб, и если вам удастся убедить коллег из отдела персонала, что вы совместно решаете важную для компании задачу, они будут очень конструктивны и открыты.

Оценка работы с контрагентами сотрудника нефинансового подразделения