Direct Procurement или Indirect Procurement: Почему Нужно Понимать Что Это Такое? Закупка - это очень важный процесс для полноценной деятельности Прямые и непрямые закупки

Специалист по закупкам и партнер швейцарской компании Siegel в Украине и СНГ Марина Трепова на мастер-классе в Эдинбургской бизнес-школе рассказала о том, как оптимизировать закупки в компании в кризисный период

О роли закупок в компании

Увеличить прибыль компании можно двумя способами: увеличением продаж или уменьшением расходов. Например, для того чтобы компании увеличить прибыль с 70 млн до 75 млн у.е., продажи придется увеличить на 54 млн у.е. Кто сталкивался с продажами, знает, что добиться такой цифры достаточно сложно, для этого необходимо сделать прорыв, стоящий многих усилий. Если попытаться достичь такого же показателя по прибыли с помощью уменьшения расходов, то речь будет идти о снижении закупок всего на 5%. Для профессионального закупщика это ерунда. 5% снижения закупок – это минимум, о котором можно говорить. Благодаря различным инструментам закупщик может снизить расходы от 5 до 30%.

По результатам исследования британских коллег из Proxima Group, которые опросили крупнейшие компании относительно влияния непрямых закупок на деятельность компании и оптимизацию расходов, оказалось, что 70% компаний верят в то, что непрямые закупки очень важны для стратегического бизнес-партнерства, но при этом им уделяется мало внимания.
О закупщиках

Всем знакомы термины «снабженец», «отдел снабжения». Они пришли к нам из СССР. Сейчас тоже существуют отделы снабжения и снабженцы. Основная их роль – обеспечить бесперебойное производство товаров и услуг. Но стратегических задач они не выполняют. А термин «закупщик» появился у нас в конце 1990-х – начале 2000-х. Закупщики выросли из снабженцев. Закупщик выполняет ту же роль, но с некоторыми инновациями, которые пришли к нам с Запада. Сейчас мы говорим, что это профессионалы, приносящие дополнительную ценность компании. Речь идет о роли закупщиков как стратегических партнеров: они активно влияют на бизнес, вовлекаются в него и приносят дополнительную прибыль и ценность с помощью стратегических решений. Их функция реализуется не тогда, когда уже все решено – «вот тебе план, иди покупай», а именно на ранних стадиях стратегического планирования, принятия решений – производить самостоятельно или покупать, делать своими силами или отдавать на аутсорсинг и т.д. В Украине это только начинает развиваться, мы отстаем от Европы и Америки на 5-10 лет.

Какие знания необходимы профессиональному закупщику? Достаточно долго на первом месте было умение вести переговоры. Но в результате исследования западных коллег в 2012 году оказалось, что оно опустилось на вторую ступеньку, а на первую вышли категорийный менеджмент, аналитические способности и умение подходить стратегически.

Управление и минимизация рисков – это одна из функций профессионального закупщика. Он должен понимать, с какими рисками может столкнуться, во-первых, на рынке подрядчика, во-вторых, на том рынке, где компания продает свои товары и услуги. Закупщик должен управлять и тем, и другим. Со стратегически важным подрядчиком закупщик должен обсуждать его риски и контролировать то, что он делает для того, чтобы избежать непредвиденной ситуации. Это очень сложно, для этого у вас должны быть очень близкие отношения.

Закупщик – это такая очень политическая профессия.

Работа закупщика – ювелирная, ведь он должен снизить расходы компании, не навредив бизнесу.
О закупках

В английском языке есть два слова, которые в переводе на русский обозначают «закупки»: purchasing и procurement. Purchasing – обозначает в первую очередь технический, снабженческий аспект закупок. Procurement – это стратегическая часть.

Закупочный процесс обязательно должен укладываться в общую стратегию компании. Иначе он будет носить хаотичный, эпизодический характер.

Есть разные классификации закупок. Я хочу остановиться на такой, как деление закупок на прямые и непрямые. Прямые – все те, которые вовлечены в процесс производства товаров и услуг. Непрямые закупки – это все, что касается обслуживания офиса, сотрудников: маркетинг, логистика, автопарк, канцелярия, медицинская страховка, IT, расходы на перелеты, трэвеллинг и др. Они не ложатся на себестоимость продукции, но потенциал для их оптимизации огромный.

В непрямых закупках можно оптимизировать и оптимизировать. Например, возьмем закупку логистических услуг. При грамотном подходе закупщика к планировке маршрутов и погрузки паллет можно достичь снижения расходов минимум в 10%. Элементарно: недоиспользованная площадь, неправильно поставленные паллеты – это выброшенные деньги. Подрядчик может делать это нарочно, а может и не догадываться о проблеме. Здесь роль закупщика – проанализировать и правильно спланировать маршруты и погрузку, а также провести переговоры с логистическим провайдером, чтобы он оптимизировал этот процесс по вашему запросу. А говоря языком закупщика, здесь речь не только о снижении цены на 10%, здесь речь о партнерстве.

Маркетинг – это просто не паханное поле для оптимизации. В маркетинге очень легко спрятать большие лишние расходы.

Я обозначила три подхода к закупочному процессу. Первый – чисто формальный: когда есть функция, через которую нужно пропустить определенные документы, и она выберет подрядчиков. Второй – стратегическое партнерство: когда закупщики на равных участвуют в обсуждении бюджета на следующий год, плана, в составлении графика переговоров и закупок, когда внутренние клиенты приходят в отдел закупок и советуются, как лучше поступить в определенной ситуации. Это высший пилотаж в работе закупщика. Третий – аутсорсинг.
Об аутсорсинге

Современные зарубежные компании стараются как можно больше функций выносить на аутсорс, включая закупки. У Microsoft практически все функции закупок вынесены на аутсорсинг.

Обычно purchasing выносится на аутсорс, а вот procurement выносить из компании нельзя.

В рамках закупочной деятельности выполняются разные задачи: переговоры, заключение контрактов, ведение баз данных поставщиков, ведение документации и ERP-систем. Для этого нужны разные люди. Как правило, хорошие переговорщики со стратегическим мышлением не любят работать с программным обеспечением. Например, у Microsoft есть отдельные центры, которые занимаются одним только ведением информации в SAP.

Аутсорс уместно применять в небольших компаниях, где невыгодно содержать закупщиков. Возможен вариант, когда специально создаются аутсорсинговые компании, которые аккумулируют пул клиентов по определенной категории, что позволяет поставлять товары и услуги по оптимальной цене, со значительной скидкой для заказчиков. Это очень перспективно для Украины.

Ни в коем случае нельзя выносить на аутсорс стратегические закупки – то есть то, что нужно для производства товаров и услуг. А вот административно-офисные закупки выносим сразу.
О закупках в условиях кризиса

Какие задачи стоят перед закупщиком в период кризиса, в период вызова? В первую очередь, операционная деятельность компании не должна остановиться. Это основная задача закупщика – обеспечение бесперебойной деятельности. Чтобы не оказалось, что у компании только один поставщик, и если с ним что-то происходит, то производство останавливается. Такой ситуации не должно быть никогда. Всегда должны быть запасные варианты. Актуальным показательным примером являются прерванные контракты с Россией.

Что можно сделать с базой поставщиков в условиях кризиса? Во-первых, если их слишком много, то стоит сократить их количество до необходимого. Нерационально нести затраты на управление базой и бесконечное проведение тендеров. Это отнимает время и выгоду. Поставщиков нужно сократить и консолидировать. Кроме того, стоит сократить даже штат закупщиков так, чтобы на одном направлении был один закупщик, не более. Если у компании есть несколько представительств и центральный офис, то нужно объединить поставщиков – и вы получите колоссальную выгоду.
Об инструментах закупщика

Как сократить расходы, не навредив операционной деятельности? Начнем с того, что нужно использовать категорийный менеджмент, с помощью которого можно значительно уменьшить закупочную стоимость необходимых товаров и услуг. Это инструмент, который позволяет грамотно, стратегически управлять определенными категориями. Категория – направление расходов в компании, на которое тратится много денег и которое достаточно масштабно для того, чтобы отдельно анализировать рынок этого вида закупок и, соответственно, разрабатывать стратегию. Например, IT-услуги, маркетинг, страховка. Дробление на категории зависит от специфики компании.

Как категорийный менеджмент реализуется на практике? Первый шаг – брейншторминг, стратегическая сессия рабочей группы, в которую входят закупщик, внутренний клиент и все специалисты компании, которые могут помочь в принятии решения. Результатом этого должно стать понимание того, что нужно внутреннему клиенту и как это может быть реализовано в компании, выявление всех рисков и подводных камней. Далее, закупщик проводит исследование рынка, ищет подходящих подрядчиков и прорабатывает связанные с ними риски. Также необходимо проанализировать, кто из ваших текущих поставщиков мог бы потенциально выполнить задачу. Потом нужно построить своего рода матрицу, в которой разместить категории и потенциальных поставщиков, составить спецификацию и высылать запросы на тендер.

От подрядчиков зависит наша закупочная стратегия. Благодаря системному подходу к работе с ними уменьшаются риски и увеличивается ценность поставок, потому что они дают больше инноваций.

Чем каждые полгода проводить тендеры, бегать по рынку в поисках подрядчика, который дешевле на 2 копейки, лучше один раз приложить усилие для поиска 2-3 лучших подрядчиков и выстраивать с ними партнерские отношения, развивать их.

Но нельзя создавать монополию. Подрядчик всегда должен чувствовать, что ему в затылок дышат другие. Нельзя сосредотачивать у одного подрядчика 100% задач. Кроме того, нужно регулярно напоминать ему о тендерах и просить аналитику рынка, срезы.

Что еще влияет на сокращение расходов? Электронные торги. Они минимизируют риски предвзятости, неофициальных договоренностей и т. д. Это, в свою очередь, стимулирует поставщиков понижать цену. Не все можно проводить через электронные торги, но там, где можно, это нужно делать обязательно.

Каждый сотрудник должен быть проинструктирован о политике закупок и отчитаться об этом. Это нормальная, здоровая, адекватная бюрократия, которая помогает избежать проблем.

Очень важен с точки зрения систематизации и стратегии календарь переговоров и закупок. Это площадка для конструктивного диалога с внутренним клиентом и всеми вовлеченными сторонами.

Запрет на иные формы в ФЗ 223 не указывается, поэтому можно интерпретировать его так, что можно заключать договоры на прямые поставки, не рассматривая предложения конкурентов. Важно лишь подробно прописать условия закупочной деятельности в положении. Читайте также: Как написать пояснение по убыткам для предоставления в налоговую службу Что такое прямая закупка Приобретение оборудования и других необходимых вещей у единственного поставщика часто называют прямая закупка. В ней инициативной стороной способен выступать как продавец, так и покупатель. Например, если вы знаете, какая компания поставит вам товар быстро и качественно, то можно направить ей предложение о заключении договора. С другой стороны, ФЗ 223 не запрещает принять предложение, если инициатива идет от единственного поставщика.

Прямая закупка у единственного поставщика

В ходе ведения хозяйственной деятельности производственным и торговым предприятиям приходится закупать материалы, комплектующие и товары. Зачастую рынок насыщен различными конкурирующими продавцами, представляющими однотипный продукт, поэтому у покупателей практически всегда есть возможность выбора.

Осуществление закупки у единственного поставщика – экономическая ситуация, при которой заказчик предлагает заключить контракт конкретному кандидату. Целью этих действий, как правило, становится:

Запланированное приобретение продукта.
Экстренное решение неожиданно возникшей проблемы.
Нейтрализация результата неудачного или несостоявшегося конкурентного мероприятия.

Ситуация, при которой заказчик вынужден сотрудничать только с одним исполнителем, приближается к такому явлению, как «монополия» со всеми ее опасностями и рисками.

Особенности закупок по фз 223 в случаях, когда поставщик единственный

Федерального закона N 223-ФЗ). Подчеркнем: заказчики могут не отражать в плане те закупки, цена которых ниже 100 тыс. руб., а извещения и документацию о закупке данной стоимости не публиковать на официальном сайте, но сведения по заключенным договорам, цена которых не превышает 100 тыс. руб., должны входить в состав ежемесячной отчетности. На этот факт антимонопольный орган указал в разд. 4 Письма N ИА/44025/12.
Однако в будущем заказчики могут быть освобождены от обязанности размещать в единой информационной системе сведения о закупке, осуществляемой у единственного поставщика (в частности, извещение о такой закупке). Законопроект, содержащий данную поправку и предлагающий внести названное исключение в ч.
5 ст. 4 Федерального закона N 223-ФЗ, опубликован на портале для размещения информации о разработке проектов нормативных правовых актов regulation. gov. ru.

Закупка у единственного поставщика по 223 фз

Внимание

РФ ценам (тарифам); Закупка печатных или электронных изданий определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если указанным издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование этих изданий; Закупка услуг по посещению зоопарка, театра, кинотеатра, концерта, цирка, музея, выставки или спортивного мероприятия; Признание процедуры закупки несостоявшейся; Закупка услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку (проезд к месту командировки и обратно, гостиничное обслуживание или наем жилого помещения, транспортное обслуживание, обеспечение питания); Заключение договора энергоснабжения или договора купли-продажи электрической энергии с гарантирующим поставщиком электрической энергии; Аренда нежилого здания, помещения. Выборочный анализ положений о закупке, размещенных на сайте zakupki.

gov.

Малые закупки по 223-фз

При этом проведение процедуры другими способами нецелесообразно.

Заказчик ранее проводил закупку у конкретной компании. Повторная закупка у этой же фирмы может быть обоснована соображениями о стандартизации или приобретаемые товары должны подходить к уже имеющемуся оборудованию.
При заключении или пролонгации договоров аренды, а также купли-продажи на конкретные помещения.
Заключение договора на оказание консультационных, финансовых услуг, проведение спортивных или культурно-массовых мероприятий, предоставление мобильной связи, организации выставок, семинаров, конференций и так далее.

Главное, чтобы действия заказчика не противоречили действующему законодательству и были обоснованы экономической выгодой или целесообразностью.

Закупки у единственного поставщика в рамках федерального закона n 223-ф3

Ситуации, когда можно сотрудничать с единственным поставщиком Чаще всего прямая закупка осуществляется в случаях:

Небольшой общей стоимости объекта торга. В этом случае нецелесообразно проводить аукционы и конкурсы.
Если необходимый товар или услуга представлен у единственного поставщика.
Однако здесь важно, чтобы монополия была естественной, в противном случае у сотрудников государственных органов могут возникнуть вопросы.
У единственного поставщика имеются исключительные права на данную продукцию. Это те случаи, когда закупка проводится у производителя или разработчика.
Прямая закупка может быть использована, если ранее вам не удавалось завершить сделку другим конкурентным способом.
При чрезвычайных ситуациях, авариях и стихийных бедствиях потребность в товаре или услуге нередко становится срочной.

Важно

Ответственность перед ФАС Многократное искусственное разделение закупок на более мелкие, с дроблением цены до 100 или 500 тыс. руб., может привести к пристальному вниманию со стороны Федеральной антимонопольной службы. Уже были прецеденты, когда заказчиков наказывали за это, т.к.

подобные действия ведут к нарушению ст. 17 Закона о защите конкуренции, а также противоречат требованиям ч. 1 ст. 1; п. 1 ч. 1 ст. 3 ФЗ № 223-ФЗ, а именно:

развитию добросовестной конкуренции, обеспечению гласности и прозрачности закупки, предотвращению коррупции и других злоупотреблений;
информационной открытости закупки.

Таким образом проведение прямых торгов до 100 тыс. руб. и 500 тыс. руб. всегда должны быть обоснованы и рациональны, для максимальной выгоды заказчика и соблюдения законодательства.

Прямая закупка по 223 ap это

Требования к участникам закупки и перечень документов, представляемых для подтверждения их соответствия установленным требованиям (п. 9 ч. 10 ст. 4); Формы, порядок, даты начала и окончания срока предоставления участникам разъяснений положений документации о закупке (п. 10 ч. 10 ст. 4); Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке (п. 12, 13 ч. 10 ст. 4). В извещении и документации о закупке у единственного поставщика необходимо указать на отсутствие перечисленных сведений и информации.

Что публиковать на сайте закупок? План закупки, в котором в том числе должны быть указаны будущие приобретения у единственного поставщика, извещение и документация о такой закупке, ежемесячная отчетность по заключенным договорам (в том числе заключенным с единственным поставщиком) - всю эту информацию необходимо размещать на сайте zakupki. gov. ru (ч. 2, 5, 19 ст.

Прямая закупка по 223 фз это

По сути, это уже не может называться аукционом, так как существует одно предложение цены или заявка на выполнение работы. Однако если активность проявил только один участник (других желающих не было или их заявки не прошли проверку), заказчику приходится работать именно с ним.

Такая ситуация позволяет совершать закупки по 223-ФЗ у единственного поставщика. Уважительной причиной признают также возникновение чрезвычайной ситуации на предприятии заказчика, которая спровоцировала неконкурентную закупку, а также нехватку времени на организацию традиционных торгов. Что включает подготовка к заключению контракта Назначение этапа подготовки заключается в выборе организации-исполнителя. В обычных условиях заказчик изучает предложения нескольких поставщиков и выбирает наиболее выгодное. Если это невозможно, задание поручают тому исполнителю, который доступен на данный момент.

При закупках услуг по гарантийному и техническому обслуживанию товаров, приобретённых ранее непосредственно у производителя или его официального представителя в случае, когда допуск другого исполнителя противоречит условиям гарантийного обслуживания.
Приобретение услуг по авторскому надзору в целях подготовки проектной и конструкторской документации и надзору за строительством, услуг ремонта и реконструкции объектов капитального строительства, изготовления авторского оборудования.

Сегодня Правительство нашей страны старается создать благоприятную среду для здоровой конкуренции в закупках посредством тендеров. Но иногда возникают ситуации, при которых возможности организовать торговую процедуру просто нет.

В таком случае 223-ФЗ разрешает проводить закупки у единственного поставщика. Это позволяет заказчикам максимально оперативно удовлетворить свои потребности.

Главное, знать особенности такой процедуры. Особенности прямой закупки Закупка у единственного поставщика относится к разряду неконкурентных. Заказчик обязан заранее разработать методику проведения такой процедуры.

Все правила прописываются в документации. Это следует из части 3 статьи 3 223-ФЗ. Документ размещается на официальном сайте для всеобщего обозрения.

В документации может быть прописан общий подход к проведению такого вида закупки.

Указаны только общие правила:

основанием проведения процедуры может выступать внутренний документ компании-заказчика;
заказчик вправе на свое усмотрение отражать информацию о проведении торгов малого объема по 223-ФЗ в плане закупок и ЕИС;
заказчик должен в ежемесячных отчетах, в срок не позднее 20 дней следующего за отчетным, отражать такие процедуры.

Крупные компании, проводящие прямые торги в рамках 223-ФЗ, разрабатывают собственные регламенты, определяющие данные процедуры. В таких положениях описывается весь процесс организации закупок до 100 тыс.

руб. и 500 тыс. руб. 223-ФЗ. Некоторые крупные торговые площадки, создают специальные разделы на своих порталах исключительно для проведения упрощенных процедур малого объема.

О роли закупок в компании

Закупщик – это такая очень политическая профессия.

Работа закупщика – ювелирная, ведь он должен снизить расходы компании, не навредив бизнесу.
О закупках

Обычно purchasing выносится на аутсорс, а вот procurement выносить из компании нельзя.

Наверное, данная статья все-таки больше не для профессионалов в области Закупок, а в целом о Закупках и о вопросах, которые всех интересуют, но о них не принято говорить открыто.

Недавно я несколько раз поднимал тему откатов в дискуссиях с руководителями компаний или служб внутренней безопасности. Конечно же, на первом месте стоит позиция: «У нас такого не бывает, а если узнаем – уволим». И вторая позиция: «Служба безопасности для того и существует, чтобы заниматься выявлениями и расследованиями таких случаев». Но, друзья, главный и первоочередный вопрос – Вам не кажется странным, что все говорят о факте «отката», как о работе с уже свершившимся фактом? Почему мы занимаемся выявлениями или расследованиями, хотя должны заниматься ПРЕДОТВРАЩЕНИЕМ? И кстати, считаю, что вместо того, чтобы писать в основных требованиях к сотрудникам отделов закупок «Умение вести переговоры», лучше бы указывали «Умение строить и соблюдать прозрачный и понятный процесс закупки товаров или услуг».

Преимущественно под откатом имеется в виду некая форма стимулирования сотрудника компании заказчика поставщиком в целях заключения выгодного договора, продолжения сотрудничества или получения лучших условий. Поставщики формируют такую плату за лояльность через завышение цен и очень редко из доли своей прибыли. Конечно же, под понятие «откат» не попадают милые небольшие подарки и знаки внимания на праздники или торжественные события. Существует большое количество методов, которые возможно имплементировать совместно с Закупками или под их контролем, чтобы предотвратить или резко минимизировать не только сами откаты, но и даже предварительные мысли сотрудников о том, что вообще можно реализовать такую схему без следов. Помните, как с SOX: целью не является наказать и работать уже со свершившимся фактом. Цель — сделать так, чтобы ни сегодня, ни завтра такое невозможно было сделать. Давайте смотреть правде в глаза: Закупки и откаты в России – как два крыла. Я по несколько раз в месяц слышу фразы, что раз я связан с закупками, значит, живу на одни откаты. Конечно же, изменить само отношение к Закупкам невозможно за короткий промежуток времени.

Я хочу рассказать о нескольких действенных методах, внедрение и контроль над которыми позволит вашей компании держать уровень риска, связанного с возможным мошенничеством сотрудников и поставщиков, на низком уровне.

Процедуры! Как это не странно звучит, но начинать нужно именно с них. Именно четко описанные процессы взаимодействия различных департаментов в процессе проведения закупок товаров или услуг позволят Вам иметь стандартизированное отношение во всей цепочке работы Закупок. Проверьте, насколько сейчас в вашей компании четко прописаны процедуры проведения тендеров, порядок оплаты поставщикам, порядок закрытия и пролонгации договоров или, например, порядок оплаты счетов без договора. Кстати, по личному опыту: чем больше страниц в процедуре по Закупкам, тем она менее эффективна. Цель не получить описание каждого шага – цель получить стандартизацию, прозрачность и открытость общих процессов взаимодействия. Учтите, что процедура необязательно должна все запрещать и контролировать. Проведите оценку рисков и найдите баланс между «бюрократической прозрачностью» для больших договоров и более свободным, быстрым процессом для небольших закупок.

Система хранения архивных записей/документов – «каждый шаг» должен быть записан. На любом этапе работы у заинтересованных сотрудников должен быть доступ к архивным данным всех процессов, которые привели к тому или иному событию во взаимоотношениях с поставщиком. Для тендера это должна быть скоринговая таблица или сохраненные письма подтверждений участников, полученные ценовые предложения от поставщиков или письма с обсуждениями ценовых предложений. По результатам очных встреч или телефонных переговоров должны быть написаны краткие итоги. Такая информация должна храниться в отдельном месте с системами мониторинга ее целостности и сохранности.

Правило 4-х глаз . Хоть данный метод не может уместиться в один маленький абзац, но принцип должен быть такой, что на каждом этапе взаимодействия с поставщиком (выбор, согласование условий, подписание договора, проведение оплаты и т.д.) должен быть контроль минимум двух разных департаментов для минимизации вероятности сговора. Например, Закупки не могут иметь своих поставщиков, а бизнес не может выбрать нового поставщика без согласования Закупок. Или оплата поставщику должна быть согласована не только сотрудниками заказчика, но и проверена дополнительно финансами.

Пост-оплата – поставщики, с которыми заключены договора предоплаты, должны сразу попадать в зону риска и дополнительного контроля, как со стороны Закупок, так и со стороны бизнеса, т.к. повышается вероятность мошеннических действий на условиях не поставленных товаров или услуг. Я не уверен, что данный пункт необходимо вообще выделять, т.к. предоплата у любого профессионала в области Закупок должна быть в формате эксклюзивности. Стандартные сроки оплаты поставщикам в настоящее время находятся в рамках 15-30 дней с момента подписания акта. Крупные игроки рынка могут диктовать еще большие сроки. Возвращаясь к пункту о процедурах: вам же ничего не мешает прописать в процедуре, что вообще все поставщики должны быть переведены на пост-оплату, а любое исключение нужно согласовывать на самом высоком уровне и постоянно мониторить?

Сотрудники отдела закупок, должны ходить в отпуск и промотироваться в компании . Как это не странно звучит, но человек, который не ходит в отпуск, может попасть под подозрение. Сотрудник, который ежедневно занимается рутиной и который не изъявляет желания в росте, может вызывать подозрения. Для снижения данного риска необходимо принять правило, что сотрудники отдела Закупок обязаны раз в год взять 2-недельный отпуск без возможности удаленного доступа во внутренние системы. Также не менее раза в год обсуждайте с сотрудниками их планы по карьерному росту. Т.к. Закупки в большинстве случаев работают с множеством различных проектов и внутренних заказчиков, вполне очевидно, что план развития будет распространяться, как на рост внутри отдела, так и на матричное развитие в среде внутренних заказчиков.

Аудит для Закупок без предварительного согласования плана и времени . В настоящее время наблюдается тенденция к стандартизации и предварительному планированию аудитов. Однако если в Вашей компании проводятся постоянные аудиты внутренних подразделений, обсудите правило, когда при работе с внутренними заказчиками будут также рассматриваться и процессы взаимодействия департамента с поставщиками, где Закупки будут частью этого процесса. В таком случае отдел Закупок всегда под контролем, как со стороны общего плана, так и со стороны кросс-функционального отношения.

Идентификация и проверка Поставщиков . Проверка поставщиков необходима, как перед подписанием договора, так и в выборочном режиме. Под проверкой я имею в виду не оценку способности поставщика к исполнению договорных отношений, а проверку финансовой стабильности, текущего состояния отчетности, собственников, бенифициаров и возможных ограничений. В настоящее время существует большое количество решений на рынке, которые покажут по номеру ИНН полную картину вашего будущего партнера. Очень важно, чтобы процесс проверки предусматривал сохранение целостности полученной информации для архивных записей. Эту проверку необязательно передавать в ведение Службы Безопасности. Достаточно, чтобы проверка проводилась, и было определено ответственное лицо. Для поставщиков с большими расходами или поставщиков, которые оказывают агентские услуги, можно добавить процесс проведения выборочной ежеквартальной проверки изменений. Для договоров, где планируется использование субподрядчиков, такая проверка должна распространяться и на них, с обязательным хранением данных у Заказчика. По своему опыту, хочу добавить пару пунктов, на которые я всегда обращаю внимание: количество сотрудников у поставщика и банк, в котором открыт счет. Скорее всего, меня не смутит, если поставщик предоставил реквизиты со счетом, открытым в Банке, который входит в ТОП-100. Но если поставщик не является специфически-региональным, а счет открыт в каком-нибудь неизвестном банке из второй или третьей сотни, это будет знаком для дополнительного последующего контроля.

Ценовые предложения и переговоры только через электронные системы . Я уже неоднократно затрагивал эту тему в предыдущих заметках, акцентируя внимания на том, что внедрение электронных систем переговоров (аукционы или торговые площадки) — важный шаг не только для получения лучшей цены, но и предотвращения сговора.

Тендер должен иметь возможность равного участия . Поставщикам необходимо до тендера прописывать точную процедуру и порядок. Очень часто процесс проведения тендера детально описан во внутренних процедурах компаний для сотрудников, но очень слабо описан в части, которая находится вне компании. Поставщики должны понимать не только временные рамки, но и основные условия проведения тендера, а также критерии отбора. Поставщики должны быть уверены, что вся информация, которая поступает к ним, является равнозначной для всех участников тендера. В больших тендерах поставщикам, которые не победили, должна быть предоставлена общая информация о причинах такого решения. Результатами работы в этом направлении будет повышение уверенности в отсутствии возможных манипуляций со стороны внутренних заказчиков и отделов закупок на этапе выбора поставщика.

Любое соглашение должно иметь детальное описание сути покупки . Простое правило: чем детальнее описание закупки, тем сложнее спрятать. Договор с поставщиком должен иметь подробную спецификацию и разбивку по стоимости для каждой части проекта. Применения данного правила также даст возможность сравнения базовых услуг разных поставщиков. Например, логистика, поддержка, IT часть и т.д.

Ежемесячный анализ расходов и план проведения тендеров . Если посмотреть на стандартную модель работы компании, то планы продаж обычно обсуждаются практически на ежедневной основе с учетом мельчайших деталей, а расходы обычно идут в формате «крупных мазков». Более детальный анализ расходов в разрезе количества поставщиков, количества оплаченных счетов, аналитики удельного соотношения количества поставщиков, на которые относится более 70% всех расходов, предоставит Вам ясное понимание происходящего. Необходимо учесть, что как и с продажами. Данный метод эффективно работает в условиях постоянной отчетности, т.к. любая потенциально рисковая зона сразу же становится очевидной. В соответствии с таким анализом необходимо согласовать и утвердить план проведения тендеров и пересмотра условий работы с поставщиками на будущие периоды. А то я часто сталкивался с такой ситуацией, когда компания ежегодно делает прекрасные и успешные тендеры на канцелярию и закупку бумаги, но, образно говоря, не замечает поставщика охранных услуг, расходы на которого отличаются в десятки раз.

Слышать обратную связь от поставщика . В прошлом году я разговаривал на тему предотвращения возможных откатов с одним из совладельцев крупной компании в России. Помимо имплементации некоторых методов, которые описаны в этой заметке, я предложил на все документы (акты, счета-фактуры, договора), что передаются поставщикам, дополнительно ставить штамп с надписью: «Уважаемый партнер, если Вы знаете о каком-либо случае мошенничества или превышения полномочий, которое может отразиться на взаимодействии наших компаний, просьба сообщить. Анонимно…». Также указывайте номер специального телефона или адрес электронной почты. Если Вы уверены, что все Ваши поставщики — крупные игроки рынка, то, скорее всего, мошенничество не может быть повсеместным внутри большой компании. Одно дело, когда возможное мошенничество обсуждают продажники. И совершенно другое дело, когда это все процессируют сотрудники, которые не согласны с таким подходом. Закрывающие документы проходят через большое количество рядовых сотрудников, и наличие такой системы стимулирует избегать даже намека на откаты. Во время написания данной заметки я позвонил в компанию, о которой пишу, и спросил про результаты. Они оказались весьма успешными: спустя год поступило одно сообщение, по результатам которого было проведено расследование и приняты административные меры, как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика. Данное расследование в какой-то мере даже способствовало повышению уровня партнерских отношений с поставщиком и передаче дополнительного объема заказа. Также было получено три замечания и просьбы по порядку работы. Не уверен, что необходимо принимать такие радикальные меры во всех случаях, но планировать и проводить ежегодные встречи с крупными поставщиками на уровне руководства компании – это необходимый минимум.

На мой взгляд, описанные методы позволяют эффективно предотвращать риск мошенничества в сфере закупок компании. Перечитав список, я понял, что их правильное внедрение не требует каких-то огромных инвестиций, которые обычно бывают при расследованиях уже свершившихся фактов. Если Закупки помогают экономить и оптимизировать, то руководители должны помочь Закупкам чувствовать себя в зоне безопасности, когда поднимается тема откатов.

P.S. Я долго думал, в какую часть статьи вставить еще один метод контроля, но в итоге пришел к выводу, что это больше даже не метод, а утверждение, нарушение которого тоже может быть расценено, как сигнал. Я говорю о публичности. Насколько Ваши сотрудники являются активными участниками профессиональных конференций, форумов, выступлений? Все-таки профессионалы в области Закупок каждый день стоят на «передовой» компании во взаимоотношениях с третьими лицами. При этом высокий риск соблазна нарушить процедуру. Авторитет и репутация должна стоять на первом месте у каждого, кто будет готов пойти на обман. Обсуждайте данную тему с сотрудниками чаще.

Будем жить, будем выбирать лучших поставщиков. 🙂

Закупочная стратегия организации напрямую зависит от категории закупаемых товаров и группы закупок. Если с категорией товаров, более или менее понятно, то к какой группе отнести закупки тех или иных товаров часто возникают вопросы: «Что это такое?» «Как классифицировать?» «Для чего это нужно?». Для разъяснения данных вопросов, предлагаю порассуждать на эту тему вместе.

Если рассматривать товары и услуги, которые закупает любая организация, то в глаза бросаются две основные группы: те товары, которые непосредственно используются при производстве товара или услуги и косвенно (сопутствующие) участвуют в этом. В международной терминологии Supply Chain Management они называются: Direct Procurement и Indirect Procurement . Я бы хотел, чтобы вы запомнили именно эти названия, так как точного перевода на русский язык этих групп все еще нет, а они чрезвычайно важны при определении стратегии закупок!

Ведь закупки без стратегии – шоппинг!

Постараюсь на простых примерах и доступно дать определение этим двум группам.

Direct procurement – закупка сырья, товаров или услуг, непосредственно влияющих на производство основного продукта организации (например коксующийся уголь и железная руда для черных металлургов; сода для целлюлозно-бумажного производства; глинозем и углеродные материалы для производителей алюминия; товары, которые продают супермаркеты; комплектующие и ПО для производителей электроники и т.д.). Direct procurement — это закупка того, что непосредственно перемешивается в ковше или печи, необходимо на полке магазина, из чего собирается основной продукт. Отсутствие этих товаров на складе/полке магазина и плохое качество незамедлительно скажутся на основной деятельности организации и его прибыли. Звучит очень внушительно, согласитесь, и как не назначить direct закупщиков важнейшими людьми и специалистами по закупкам организации, когда от них зависит рост и прибыль компании!?

Indirect procurement – закупки всего, что напрямую не относится на стоимость производимой готовой продукции или напрямую не влияет на получение прибыли. Другими словами это сопутствующие или «поддерживающие» товары, не имеющие прямых расходных коэффициентов и учитывающиеся в себестоимости основного продукта некой общей суммой, которая именуется «прочие». Обидно, не правда ли?

К Indirect procurement относят следующую номенклатуру:

— Офисные принадлежности

— Расходники для печати (картриджы, бумага)

— Услуги по обслуживанию офисов и предприятий (уборка, автоперевозки и т.д.)

— Консалтинг, маркетинг

— Запчасти для ремонтов техники и оборудования

— Услуги организации командировок

— Курьерские услуги

— Информационные технологии. Как закупка «железа», так и различных программ

— Упаковка и т.п.

Удивительно, но порой к Indirect procurement относят и логистику (услуги транспорта)!

Название, а тем более российский перевод слова «indirect» применительно к закупкам («сопутствующий») сыграло злую шутку с этой группой закупок. Многие компании и топ-менеджеры отводят им второстепенную роль и не уделяют большого внимания этой группе закупок. В значительном количестве организаций эти закупки даже не консолидированы и отданы на откуп каждого отдельного юр.лица (например завода или офиса) без высокого контроля со стороны центральной управляющей компании.

Между тем в соответствии с последними исследованиями, доля этих закупок, в денежном выражении, составляет до 30% от бюджета Direct Procurement!

Считается, что даже если вдруг Indirect procurement не закупит что-то не вовремя или закупит низкого качества, то организация все равно сможет производить свою продукцию или оказывать услуги, правда, возможно, с меньшей эффективностью. Также данной группе присуще следующее:

— Ограниченное финансирование

— Высокая частота внеплановых закупок

— Высокая конкуренция. Не в пример Direct Procurement, где количество поставщиков обычно сильно ограничено и не меняется на протяжении 5-10 лет.

— Большое количество Заказчиков. Каждое подразделение/отдел что-то закупает, в рамках одной организации один и тот же поставщик может быть приглашен к поставкам однотипных товаров, и при этом люди не общаются , не знают, что можно консолидировать объемы .

Считается, что закупщики Direct Procurement лучше разбираются в закупках, они готовят стратегию закупок, согласовывают её на уровне топ-менеджмента компании. Они чувствуют, что их закупки нужны и важны для всех. Между тем, не стоит забывать про Indirect Procurement. Если это 15-30% от многомиллионных бюджетов закупок, то сумма фантастическая, а слабый контроль и чувство закупщиков, что их закупки никому не важны, могут приводить к слабой конкуренции в торгах, к недобросовестным действиям менеджеров, и, в конце концов, к ненужным потерям вашей организации.

Предлагаю, даже если вы чувствуете, что к Indirect Procurement уделяется мало внимания в вашей компании, подходить к работе со всей ответственностью, и кто знает, может именно вы сможете принести компании $1 млн.США, за которым она собиралась обратиться в Банк?!

Конечно, одной статьей не описать все особенности тактики и стратегии закупок для Direct Procurement и Indirect Procurement. Какой способ закупки выбрать и какими инструментами пользоваться при direct procurement или indirect procurement — задача не из легких! Пишите нам, если будут возникать сложности.

Также, нам было бы интересно услышать представителей Direct и Indirect Procurement с целью дополнения данной статьи актуальной и важной информацией. Пишите, нам интересно.